Kontrolün etkili olabilmesi için bu sürecin aşağıdaki ilkelere uygun olması gerekir.

1. Sonuçlara odaklanın. Kontrolün nihai amacı bilgi toplamak, standartlar belirlemek ve sorunları belirlemek değil, organizasyonun karşılaştığı sorunları çözmektir. Ölçüm yapmak ve sonuçlarını iletmek sadece bu amaca ulaşmak için bir araç olarak önemlidir. Kontrolleri etkili kılmak istiyorsanız, bu apaçık kontrollerin organizasyonun gerçek hedeflerinden önce gelmemesine dikkat etmelisiniz. Örneğin, bir firmanın en iyi satış elemanlarını sırf gider raporlarını asla zamanında göndermedikleri için işten çıkarmak aptallık olur.

Ayrıca, sisteminizin belirli sonuçlara ulaşmak için tasarlandığını iddia etmek, eğer gerçekten bunları başaramıyorsa, hiçbir anlam ifade etmez. Bu bilgiler gerekli düzeltici eylemleri uygulamak için kullanılmazsa, amaçlanan hedeflerden çeşitli sapmalar hakkında kapsamlı ve doğru bilgilere sahip olmak işe yaramaz. Bu, kontrol sonuçları hakkındaki bilgilerin, yalnızca buna dayalı olarak uygun değişiklikleri yapma hakkına sahip kişilere ulaştığında önemli olduğu anlamına gelir. Ne zaman kontrol mekanizmasıçalışmıyor, o zaman çoğu zaman sebep, ölçüm prosedürünü değil, hak ve yükümlülüklerin yapısını iyileştirmenin gerekli olduğu gerçeğinde yatmaktadır. Bu nedenle, etkili olması için kontrolün diğer yönetim işlevleriyle entegre edilmesi gerekir.

Sonuç olarak, kontrol ancak kuruluş istenen hedeflere gerçekten ulaştığında ve gelecekte hayatta kalmasını sağlayacak yeni hedefler formüle edebildiğinde etkili olarak adlandırılabilir.

2. Vakayla alaka düzeyi. Etkili olması için kontrolün, kontrol edilen faaliyetin türüne uygun olması gerekir. Neyin gerçekten önemli olduğunu objektif olarak ölçmeli ve değerlendirmelidir. Uygun olmayan bir kontrol mekanizması, kritik bilgileri toplamak yerine maskeleyebilir. Örneğin, belirli bir kota belirleyerek ve bunu dolar cinsinden gerçek satış hacmiyle karşılaştırarak ticaretin etkinliğini değerlendirmek yaygındır.

3. Kontrolün zamanında olması. Etkili olması için, kontrolün zamanında olması gerekir. Kontrolün zamanlaması, uygulamasının aşırı yüksek hızında veya sıklığında değil, kontrol edilen fenomene yeterince karşılık gelen ölçümler veya değerlendirmeler arasındaki zaman aralığında yatmaktadır. Bu türden en uygun zaman aralığının değeri, ana planın zaman çerçevesi, değişim oranı ve ölçümlerin yapılması ve sonuçların yaygınlaştırılmasının maliyeti dikkate alınarak belirlenir.

Örneğin bir perakende mağazası, makul ölçüde doğru haftalık envanter bilgilerine ihtiyaç duyabilir. Bu, mağazanın satacak bir şeyi olduğundan emin olmak için gereklidir. Bununla birlikte, hırsızlık ve hırsızlıktan kaynaklanan kayıpları belirlemek için gerçek bir fiziksel mal envanteri, üç ayda bir defadan fazla yapılmamalıdır. Benzer şekilde, bir perakendeci, bankaya para yatırmak ve nakit akışını kontrol etmek için satışlarının hacmini günlük olarak belirlemeli ve kaydetmelidir.

Ayrıca kontrolün en önemli amacı, sapmaları ciddi boyutlar kazanmadan ortadan kaldırmaktır. Dolayısıyla etkin bir kontrol sistemi, gerekli bilgileri sağlayan bir sistemdir. doğru insanlar kriz gelişmeden önce.

4. Kontrol esnekliği. Öngörülemeyen bir şey tahmin edilebilirse, kontrol gereksiz hale gelir. Planlar gibi kontroller de devam eden değişikliklere uyum sağlayacak kadar esnek olmalıdır. Planlarda yapılan küçük değişiklikler, nadiren kontrol sisteminde büyük değişiklikler yapılmasını gerektirir. Bu nedenle, örneğin, 100 farklı kalem üreten bir işletme, envanterde bulunan her bir kalemin miktarının yanı sıra kalem miktarındaki nispeten büyük artış veya azalmayı kontrol etmek için envanter kontrol yöntemlerini kullanmalıdır. şu an zaman. Yeterli (ve çok önemli) bir esneklik derecesi olmadan, kontrol sistemi amaçlandığı durumlarda çalışmayacaktır. Bu nedenle, örneğin, örneğin yakın zamanda kabul edilen yeni mevzuata uyum sağlama ihtiyacından kaynaklanan yeni bir maliyet faktörü aniden ortaya çıkarsa, o zaman işletme kontrol sistemine dahil edilene kadar kontrol sistemi üretim maliyetlerini izleyemeyecektir. .

5. Kontrolü kolay. Kural olarak, en etkili kontrol, amaçlandığı amaçlar açısından en basit kontroldür.

En basit kontrol yöntemleri daha az çaba gerektirir ve daha ekonomiktir. Ancak en önemlisi, eğer kontrol sistemi çok karmaşıksa ve onunla etkileşime giren insanlar bunu anlamıyor ve desteklemiyorsa, böyle bir kontrol sistemi etkili olamaz.

Çok fazla karmaşıklık, bir durumun kontrolünü kaybetmekle eş anlamlı olan dağınıklığa yol açar. Etkili olması için, kontrol, kontrol sistemiyle etkileşime giren ve kontrol sistemini uygulayan kişilerin ihtiyaç ve yeteneklerini karşılamalıdır.

6. Kontrolün karlılığı. Son aşamalardaki aşamalı iyileştirmeler ve iyileştirmeler orantısız miktarda çaba ve para gerektirdiğinden, kontrolün organizasyonun çalışmasında tam mükemmelliğe ulaşmaya çalışması çok nadirdir. Bu nedenle, örneğin, herhangi bir sıradan işletme tarafından alınan gönderilerin sayısı neredeyse kesinlikle çok büyük değildir. Bu nedenle, kargo çok değerli değilse veya sayılması yeterince kolaysa, tüm gönderiyi bir bütün olarak kredilendirmek ve olası hırsızlığa katlanmak, her bir kutunun içeriğini kontrol etmekten daha iyidir - çok pahalı olacaktır. .

Benzer bilgiler.

Şu anda hiçbir kuruluşun onsuz başarılı bir şekilde çalışamayacağı kontrol, yönetim sistemindeki çeşitli sorunları çözer.

Birinci olarak, önceden dahili veya dış ortam faaliyetleri üzerinde önemli bir etkiye sahip olabilecek organizasyon faktörlerinin zamanında hazırlanması ve bunlara yanıt verilmesi gerekmektedir. Ayrıca, organizasyonun gelişimindeki açık eğilimlerin eksikliğini, yönünü ve derinliğini takip etmeye ve daha makul ve güvenilir planlar oluşturmaya yardımcı olur.

İkincisi, kontrol, herhangi bir kuruluşun çalışmasında kaçınılmaz olan ihlalleri ve kusurları, hataları, hataları zamanında tespit etmeye ve bunları ortadan kaldırmak için gerekli önlemleri derhal almaya yardımcı olur.

Üçüncüsü, kontrol sonuçları, kuruluşun faaliyetlerinin sonuçlarını, personelin çalışmalarını değerlendirmek için temel oluşturur. belirli bir süre, kontrol sisteminin verimliliği ve güvenilirliği.

Dördüncü, kontrol, mevcut durumu düzeltmenize, stimülasyon için gerekli ön koşulları yaratmanıza izin verir.

Modern kontrol, düzeltmeyi değil, çok daha ucuz olan hataları önlemeyi amaçlar. Bu nedenle, tüm aşamalarında planlama sürecinin ayrılmaz bir unsurudur.

Etkili kontrol ayrıca organizasyonun yapısındaki ve yönetim sistemindeki değişikliklerle de bağlantılı olmalıdır, bu nedenle bunun için önemli bir gereklilik esneklik, değişen koşullara uyarlanabilirliktir.

Kontrol zamanında olmalı, ihlallerin tehlikeli boyutlara varmadan ortadan kaldırılmasına izin vermelidir, aksi takdirde sonsuza kadar gecikecek ve pratikte faydasız olacaktır.

Kontrol kendi başına bir amaç değil, amaca yönelik bir araç olduğundan, yönetimin etkinliğini arttırmanın bir koşulu olarak hizmet etmeli, bu nedenle ekonomik olmalıdır (getirilen faydalar maliyetleri aşmalıdır). Bu, kontrolle ilgili tüm maliyetlerin optimizasyonu ile sağlanır (teknik araçlar, bilgilerin toplanması, işlenmesi ve depolanması vb. için). Kontrolden ekonomik bir etkinin olmaması, gerçek durumun yönetiminin kontrol derecesini artırmadığını, ayrıca eylemlerini yanlış yola yönlendirdiğini gösterir.

Etkili kontrol, belirli süreçlere, sonuçlara yönelik bireyselleştirilir, insanların kişisel niteliklerini, konumlarını ve ekipteki bağlantılarını dikkate almayı gerektirir.

Kontrol, nesnesinin doğasına uygun olmalı ve amacı anlaşılabilir olmalıdır. Çalışanın, kontrol edilenin kişiliği değil, üretim faaliyetleri olduğunu, bunun objektif olarak yapıldığını göstermesi gerekir. Bu nedenle, insanlar tarafından reddedilen bu kontrol yöntemlerini uygulamak uygun değildir.

Özellikle güvensizlik nedeniyle onlar üzerinde aşırı kontrolden kaçınmak tavsiye edilir, çünkü para kaybı ve gereksiz duygular dışında bu hiçbir şey vermez. Öte yandan, zayıf kontrol ve hatta daha fazla kontrol eksikliği, yönetimin insanlara ve kuruluşun işlerine karşı kayıtsız tutumunun bir işaretidir.

olasılığı olduğu unutulmamalıdır. bir kez daha liderle konuşmak, onunla yakın temas kurmak, her türlü sorunu tartışmak çoğu icracının arzusuna karşılık gelir.

Planlama ile birlikte kontrolün ana resmi görev olduğu lider, uygulama sırasında insanlarla ilgilenmeli, olumlu sonuçlar için onları teşvik etmelidir. Bu, üretkenliğin büyümesini ve kendini geliştirme arzusunu uyarır.

İnsanların davranışları, elbette, kontrolün etkinliğini belirleyen tek faktör değildir. Kontrolün gerçek görevini yerine getirebilmesi için, yani. organizasyonun hedeflerine ulaşmak için birkaç önemli özelliği olmalıdır: stratejik odaklanma, sonuç odaklılık, amaca uygunluk, zamanlılık, esneklik ve basitlik, maliyet etkinliği.

Etkili olmak için kontrol stratejik olmalıdır; organizasyonun genel önceliklerini yansıtır ve onları destekler. Bir faaliyeti nicelleştirmenin veya fayda-maliyet temelinde etkinliğini ölçmenin nispi zorluğu, hiçbir zaman bir kontrol mekanizmasının uygulamaya koyulması gerekip gerekmediğine karar vermek için bir kriter olarak hizmet etmemelidir. Stratejik olarak önemli olmayan alanlardaki faaliyetler seyrek olarak ölçülmelidir ve elde edilen sonuçlar, sapmalar alışılmadık derecede büyük olana kadar kimseye rapor edilmeyebilir. Normal operasyonlar (küçük harcamalar gibi) üzerinde mutlak kontrol anlamsızdır ve sadece güçleri daha önemli hedeflerden uzaklaştıracaktır.

Kontrolün nihai amacı bilgi toplamak, standartlar belirlemek ve sorunları belirlemek değil, organizasyonun karşılaştığı sorunları çözmektir. Ölçüm yapmak ve sonuçlarını iletmek sadece bu amaca ulaşmak için bir araç olarak önemlidir. Denetim, ancak kuruluş istenen hedeflere gerçekten ulaştığında ve gelecekte hayatta kalmasını sağlayacak yeni hedefler formüle edebildiğinde etkili olarak adlandırılabilir.

Etkili olması için, kontrollerin faaliyet türüne uygun olması gerekir. Neyin gerçekten önemli olduğunu objektif olarak ölçmeli ve değerlendirmelidir. Uygun olmayan bir kontrol mekanizması, kritik bilgileri toplamak yerine maskeleyebilir.

Etkili olması için, kontrolün zamanında olması gerekir. Kontrolün zamanlaması, uygulamasının aşırı yüksek hızında veya sıklığında değil, kontrol edilen fenomene yeterince karşılık gelen ölçümler veya değerlendirmeler arasındaki zaman aralığında yatmaktadır. Bu türden en uygun zaman aralığının değeri, ana planın zaman çerçevesi, değişim oranı ve ölçümlerin yapılması ve sonuçların yaygınlaştırılmasının maliyeti dikkate alınarak belirlenir.

Ayrıca kontrolün en önemli amacı, sapmaları ciddi boyutlar kazanmadan ortadan kaldırmaktır. Dolayısıyla etkin bir kontrol sistemi, bir kriz gelişmeden önce doğru kişilere doğru bilgiyi veren bir sistemdir.

Öngörülemeyen bir şey tahmin edilebilirse, kontrol gereksiz hale gelir. Planlar gibi kontroller de devam eden değişikliklere uyum sağlayacak kadar esnek olmalıdır. Planlarda yapılan küçük değişiklikler, nadiren kontrol sisteminde büyük değişiklikler yapılmasını gerektirir.

Kural olarak, en etkili kontrol, amaçlandığı amaçlar açısından en basit kontroldür. En basit kontrol yöntemleri daha az çaba gerektirir ve daha ekonomiktir. Ancak en önemlisi, eğer kontrol sistemi çok karmaşıksa ve onunla etkileşime giren insanlar bunu anlamıyor ve desteklemiyorsa, böyle bir kontrol sistemi etkili olamaz. Çok fazla karmaşıklık, bir durumun kontrolünü kaybetmekle eş anlamlı olan dağınıklığa yol açar. Etkili olması için, kontrol, kontrol sistemiyle etkileşime giren ve kontrol sistemini uygulayan kişilerin ihtiyaç ve yeteneklerini karşılamalıdır.

Son aşamalardaki aşamalı iyileştirmeler ve iyileştirmeler orantısız miktarda çaba ve para gerektirdiğinden, kontrolün organizasyonun çalışmasında tam mükemmelliğe ulaşmaya çalışması çok nadirdir. Kurumun maruz kaldığı tüm maliyetlerin, fayda ve gelirlerinde bir artışa yol açması gerektiği asla unutulmamalıdır. Fonların harcanması, organizasyonu hedeflerine yaklaştırmalıdır. Bu nedenle, bir kontrol sisteminin toplam maliyeti, yarattığı faydalardan daha ağır basıyorsa, bir kuruluş kontrol sistemini hiç kullanmamak veya daha az sıkı kontroller uygulamak için daha iyi olabilir. Genel olarak, kontrolün ekonomik olarak gerekçelendirilmesi için emek zamanı ve diğer sorunları çözmek için harcanabilecek kaynakların saptırılması gibi kontrolde gizlenmiş birçok yan maliyet olduğundan, maliyet-kar oranı oldukça düşük olmalıdır. . . .

Kesin bir kontrol kuralı varsa, o da her şeyden önce, hedeflere ulaşmak için vereceğinden daha pahalıya mal olan herhangi bir kontrolün durum üzerindeki kontrolü iyileştirmediği, ancak işi yanlış yöne yönlendirdiğidir. kontrol kaybı için.

Kontrol, kritik bir yönetim işlevi olmasına rağmen, çoğu zaman icracılar tarafından direnilir ve karşı çıkar. Yöneticilerin direnişin nedenlerini tanımaları önemlidir, bu da onların üstesinden gelmek için bir yol çizmeye yardımcı olacaktır. Bunun ana nedeni, iyi çalışılmış, uygulanmış eylemlerin yanı sıra çalışanların kişisel alışkanlıklarının aşırı kontrolüdür. Etkinliği ve kontrol algısını artırmak için çalışmanın sonuçlarına odaklanmak gerekir. Standartlara sıkı ve kesin bir şekilde bağlılık, yalnızca sanatçıların özgürlüğünü kısıtlamakla kalmaz ve özellikle düşük vasıflı işçiler tarafından olumsuz olarak algılanan her birinin doğrudan katkısının daha doğru bir şekilde belirlenmesine olanak tanır. Direnmeyi önlemek için, çalışanların yönetimsel kararlara daha sık dahil edilmesi ve bunları ekipler halinde tartışması tavsiye edilir. O zaman sanatçılar sadece standartları değil, aynı zamanda uygulama ihtiyacını da bilecekler, bunları ortaklaşa geliştirilmiş ve yönetim tarafından dayatılmamış olarak kabul edecekler ve onlara daha isteyerek bağlı kalacaklar ve üretim sürecinin düzenlenmesine katılacaklar.

İnsanların davranışları, elbette, kontrolün etkinliğini belirleyen tek faktör değildir. Kontrolün gerçek görevini yerine getirebilmesi için, yani. kuruluşun hedeflerine ulaşmak için birkaç önemli özelliğe sahip olması gerekir.

• 1. Etkili olmak için kontrol stratejik olmalıdır; organizasyonun genel önceliklerini yansıtır ve onları destekler. Stratejik olarak önemli olmayan alanlardaki faaliyetler seyrek olarak ölçülmelidir ve elde edilen sonuçlar, sapmalar aşırı büyük olana kadar kimseye rapor edilmeyebilir.
• 2. Sonuçlara odaklanın. Kontrolün nihai amacı bilgi toplamak, standartlar belirlemek ve sorunları belirlemek değil, organizasyonun karşılaştığı sorunları çözmektir. Ölçüm yapmak ve sonuçlarını iletmek sadece bu amaca ulaşmak için bir araç olarak önemlidir. Kontrolleri etkili kılmak istiyorsanız, bu apaçık kontrollerin organizasyonun gerçek hedeflerinden önce gelmemesine dikkat etmelisiniz.
• 3. Kontrolün etkili olabilmesi için, kontrol edilen faaliyetin türüne uygun olması gerekir. Neyin gerçekten önemli olduğunu objektif olarak ölçmeli ve değerlendirmelidir. Uygun olmayan bir kontrol mekanizması, kritik bilgileri toplamak yerine maskeleyebilir.
• 4. Etkili olabilmesi için kontrolün zamanında olması gerekir. Kontrolün zamanında olması, uygulamasının istisnai olarak yüksek hızında veya sıklığında değil, kontrol edilen fenomenle oldukça tutarlı olan ölçümler veya değerlendirmeler arasındaki zaman aralığında yatmaktadır. Bu türden en uygun zaman aralığının değeri, ana planın zaman çerçevesi, değişim oranı ve ölçümlerin yapılması ve sonuçların yaygınlaştırılmasının maliyeti dikkate alınarak belirlenir.
• 5. Kontroller, planlar gibi, devam eden değişikliklere uyum sağlayacak kadar esnek olmalıdır. Planlarda yapılan küçük değişiklikler, nadiren kontrol sisteminde büyük değişiklikler yapılmasını gerektirir. Yeterli (ve çok önemli) bir esneklik derecesi olmadan, kontrol sistemi amaçlandığı durumlarda çalışmayacaktır.
• 6. Kural olarak, en etkili kontrol, amaçlanan amaçlar açısından en basit kontroldür. En basit kontrol yöntemleri daha az çaba gerektirir ve daha ekonomiktir. Ancak en önemlisi, eğer kontrol sistemi çok karmaşıksa ve onunla etkileşime giren insanlar bunu anlamıyor ve desteklemiyorsa, böyle bir kontrol sistemi etkili olamaz. Çok fazla karmaşıklık, bir durumun kontrolünü kaybetmekle eş anlamlı olan dağınıklığa yol açar. Etkili olması için, kontrol, kontrol sistemiyle etkileşime giren ve kontrol sistemini uygulayan kişilerin ihtiyaç ve yeteneklerini karşılamalıdır.
• 7. Etkili olması için kontrolün ekonomik olması gerekir. Bir kontrol sisteminin faydaları, onu çalıştırmanın maliyetlerinden daha ağır basmalıdır. Kontrol sisteminin maliyetleri, yöneticilerin ve diğer çalışanların bilgi toplamak, iletmek ve analiz etmek için harcadıkları zamanın yanı sıra kontrolü gerçekleştirmek için kullanılan her türlü ekipmanın maliyetlerini ve ilgili bilgilerin depolanması, iletilmesi ve geri alınması maliyetlerinden oluşur. sorunları kontrol etmek için. Kontrolün ekonomik etkinliğini arttırmanın bir yolu, dışlama yoluyla kontrol yöntemini kullanmaktır. Bu yönteme genellikle dışlama ilkesi denir ve kontrol sisteminin yalnızca standartlardan gözle görülür sapmalar olması durumunda çalışması gerektiği gerçeğinden oluşur. Hedeflere ulaşmak için verdiğinden daha pahalıya mal olan herhangi bir kontrol, durum üzerindeki kontrolü iyileştirmez, ancak kontrolün kaybıyla eşanlamlı olan işi yanlış yönlendirir.

Etkili kontrolün özellikleri

Kontrolün etkinliğinin sadece insanların davranışlarına bağlı olmadığı açıktır. Kontrolün ana görevini yerine getirebilmesi (kuruluşun hedeflerine ulaşılmasına katkıda bulunmak) için bir takım özelliklere sahip olması gerekir.

stratejik karakter

Etkili kontrol, doğası gereği stratejik olmalıdır, yani kuruluşun genel önceliklerini yansıtmalı ve desteklemelidir. Bir faaliyeti nicelleştirmenin veya ölçmenin nispeten zor olduğu gerçeği, bu kontrol mekanizmasının devreye sokulup sokulmayacağına karar vermede hiçbir şekilde bir kriter haline gelmemelidir, tabii ki bu ekonomik bir bakış açısıyla gerekçelendirilmedikçe. Stratejik olmayan faaliyetler nadiren ölçülmelidir ve sapmalar ciddileşene kadar kimseye bildirilmemelidir. Küçük operasyonlar üzerinde mutlak kontrol anlamsızdır ve yalnızca daha önemli hedeflerden dikkati dağıtır.

Ancak, yönetim açısından bu veya bu faaliyet stratejik öneme sahipse, değiştirilmesi ve değerlendirilmesi çok zor olsa bile, üzerinde kontrol zorunludur. Farklı firmalarda birincil ve sıkı kontrol alanlarının farklı olacağı açıktır, ancak herhangi bir organizasyon için etkili bir kontrol sistemi gereklidir.

Sonuçlara odaklanın

Kontrol sürecinin nihai amacı bilgi toplamak, standartlar belirlemek ve sorunları belirlemek değil, organizasyonel hedeflere ulaşmaktır. Ölçme ve raporlama, yalnızca bunları başarmanın bir yolu olarak gereklidir. Kontrollerin etkili olması için yönetim, bu açık kontrollerin kuruluşun gerçek hedeflerinden daha önemli hale gelmemesine dikkat etmelidir. Örneğin, raporlarla sürekli geç kalıyorsa, en iyi satış temsilcisini kovmak aptalcadır.

Ayrıca, fiili hedeflere ulaşılamadığında kontrol sisteminin belirli sonuçlara yönelik olduğunu söylemek anlamsızdır. Örneğin, uygun düzeltici önlemler için kullanılmazsa, belirli eksiklikler hakkında kapsamlı ve doğru bilgilere sahip olmak işe yaramaz. Bu, bilginin yalnızca uygun değişiklikleri uygulamak için yeterli yetkiye sahip kişilere ulaştığında kontrol için anlamlı olacağı anlamına gelir. Kontrol mekanizması çalışmıyorsa, çoğu zaman sebep, güçlerin kusurlu yapısında değil, ölçüm mekanizmasında yatmaktadır. Bu nedenle, etkin kontrol diğer yönetimsel işlevlerle birleştirilmelidir.

Genel olarak, kontrol süreci, ancak kuruluş istenen hedeflere gerçekten ulaşırsa ve gelecekte hayatta kalmasını sağlayacak yeni hedefler formüle edebiliyorsa etkili kabul edilir.

Uygunluk

Etkili kontrol, mutlaka onun yardımıyla kontrol edilen faaliyet türüne karşılık gelmelidir. Neyin gerçekten önemli olduğunu objektif olarak ölçmeli ve değerlendirmelidir. Uygun olmayan kontrol, sorunu ortaya çıkarmak yerine maskeleyecektir.

Kısa süre önce Hewlett Packard yeni üretim prosedürlerinin onu geleneksel yöntemler maliyet kontrolü uygun değil. 1983 yılına kadar şirket, bir iş emri sistemi kullanarak baskılı devre kartlarının üretimini kontrol etti. 1983 yılında şirket, büyük hacimli standart ürünlerin imalatı, işlenmesi ve montajı ile karakterize edilen "tekrarlayan imalat" a geçti. Bu sürecin temel gereksinimlerinden biri, sürekliliğini sağlamak için işçilerin ve malzemelerin sürekli olarak farklı siparişler arasında yeniden tahsis edilmesidir. Ne yazık ki, bu gereklilik, iş emirlerini kullanarak üretim maliyetlerini eski şekilde kontrol etmeye yönelik tüm girişimleri geçersiz kıldı. Maliyetler çok yanlış hesaplandı ve işçiler, yöneticiler ve muhasebeciler, şu ya da bu siparişin gerçek maliyetlerini takip edemedikleri için giderek daha fazla hayal kırıklığına uğradılar. Sonuç olarak, şirket, "canlı" işçilik maliyetinin ayrı bir maliyet kategorisi olarak sınıflandırılmasını terk etmek de dahil olmak üzere maliyet kontrol sistemini geliştirmek zorunda kaldı.

zamanlılık

Etkili kontrol zamanında olmalıdır. Bu, kontrol sürecinin yüksek hızı ve kontrol önlemlerinin yüksek sıklığı olmadığı, ancak ölçüm ve değerlendirme arasındaki zaman aralığının kontrol edilen fenomene karşılık gelmesi gerektiği anlamına gelir. En uygun zaman aralığı, temelin zaman çerçevesi, değişim oranı ve bunların ölçüm ve raporlama maliyeti gibi faktörler tarafından belirlenir.

Örneğin bir perakende mağazası, yeterli stoka sahip olduğundan emin olmak için nispeten doğru haftalık envanter bilgilerine ihtiyaç duyabilir. Ancak, hırsızlıktan kaynaklanan kayıpları değerlendirmek için depodaki tam bir mal envanteri, çeyrekte bir defadan fazla yapılmamalıdır.

Ayrıca kontrolün temel amacı, performans eksikliklerini ciddileşmeden ortadan kaldırmaktır. Bu nedenle etkin bir kontrol sistemi, bir kriz meydana gelmeden önce doğru kişilere doğru bilgiyi sağlayan sistemdir.

Esneklik

Öngörülemeyen olaylar tahmin edilebilseydi, kontrol gereksiz olurdu. Planlar gibi kontroller de devam eden değişikliklere uyum sağlayacak kadar esnek olmalıdır. Planlardaki küçük değişiklikler genellikle kontrol sisteminde büyük değişiklikler gerektirmez. Örneğin, yüz çeşit ürün üreten bir firma, hacimlerinde oldukça büyük değişikliklere uygulanabilen stok kontrol yöntemlerini kullanmalıdır. Yeterli bir esneklik derecesi olmadan, bir kontrol sistemi, tasarlandığı durumlarda kabul edilemez olacaktır. Bu nedenle, örneğin yeni bir yasaya uyum ihtiyacından kaynaklanan beklenmedik bir şekilde yeni bir maliyet faktörü ortaya çıkarsa, o zaman firmanın kontrol sistemi, bu faktör sisteme dahil edilene kadar maliyetlerini etkin bir şekilde izleyemeyecektir.

Basitlik

Kural olarak, en etkili kontrol sistemi, amaçlanan görevler için kullanımı en kolay olanıdır. En basit kontrol yöntemleri daha az çaba gerektirir ve daha ekonomiktir. Ancak en önemli şey, kontrol sistemi aşırı karmaşıksa ve onunla etkileşime giren insanlar bunu anlamıyor ve desteklemiyorsa, o zaman etkili olamaz. Çok fazla karmaşıklık kafa karışıklığına yol açar ve kafa karışıklığı kontrol eksikliği ile eş anlamlıdır. verimli sistem kontrol, onu uygulayan ve onunla etkileşime giren kişilerin ihtiyaçları ve yetenekleri dikkate alınarak oluşturulmalıdır.

Kuruluşların bir şeyler yaratmak için büyük miktarlarda para harcadıkları birçok örnek vardır. en karmaşık sistemler Ancak bunları uygulamak zorunda olanlar için çok karmaşık oldukları için hiçbir zaman kullanılmayan kontroller.

ekonomi

Son gelişme seviyesi orantısız miktarda çaba ve para gerektirdiğinden, kuruluşların kontrolde mükemmellik için çaba göstermeleri son derece nadirdir. Örneğin, ortalama bir şirkete mal partilerinin teslimatlarının sayısı genellikle çok büyük değildir. Ancak yine de, alınan kargo özellikle değerli değilse veya kontrol edilmesi çok kolay değilse, olası kayıpları hesaba katarak, her bir vakayı kontrol etmek, şirkete gönderiyi kabul etmekten çok daha pahalıya mal olabilir.

Unutulmamalıdır ki, kuruluşa herhangi bir maliyet, faydalarında bir artışla sonuçlanmalıdır. Onu hedeflerine yaklaştırmalılar. Bu nedenle, bir kontrol sisteminin toplam maliyeti, faydalarından daha ağır basıyorsa, sistemden vazgeçilmeli veya daha az sıkı kontroller getirilmelidir. Genel olarak, kontrolde gizli olan, diğer görevlere yönlendirilebilecek, emek zamanı ve çabanın yönünün değiştirilmesi gibi birçok farklı maliyet olduğundan, kontrolün ekonomik olarak haklı gösterilebilmesi için, maliyetlerin bundan elde edilen faydalara oranı oldukça düşük olmalıdır.

Elbette bu oranı doğru bir şekilde değerlendirebilmek için sadece kısa vadeli değil, aynı zamanda uzun vadeli kontrolün etkisini de hesaba katmak gerekiyor. Genel olarak, açık bir kontrol kuralı varsa, o da, hedeflere ulaşılmasına katkısından daha pahalıya mal olan herhangi bir kontrolün, durum üzerinde daha iyi kontrole yol açmadığı, ancak yanlış yolu seçmeye yol açtığıdır (bir başka kontrol edilemezlik ile eşanlamlıdır) .

Kontrol açık Uluslararası seviye

Kuruluş yurtdışında iş yapıyorsa, kontrol işlevi daha da karmaşık hale gelir. Uluslararası düzeye girerken, şirketin hedef sayısı ciddi şekilde artar ve kontrol daha da zorlaşır. Yöneticiler, sadece yurtiçinde değil, yurtdışında da kendi işleri için standartlar belirlemek, sonuçları ölçmek ve düzeltici önlemler almak zorundadır. Bir şirket ne kadar çok ülkede faaliyet gösteriyorsa, kontrol işlevini yerine getirmenin o kadar zor olduğu açıktır.

Bu görev, ana şirket ile yan kuruluşlar arasındaki iletişim sorunları nedeniyle daha da karmaşık hale gelir. Coğrafi uzaklık ve dilsel ve kültürel engeller nedeniyle ortaya çıkarlar. Örneğin, Amerikan tarzı kontrol, doğru insanları seçmek ve onları hedeflere ulaşmak ve programları uygulamak için sorumlu kılmak iken, Meksika'da sorumluluk kaderci bir şey olarak algılanır. Meksika şubesinden bir Meksikalı meslektaşına, bir projenin başarısızlığından şahsen sorumlu olduğunu söylemek, Amerikalı bir yönetici için ciddi bir hakaret olur. Ayrıca, Profesör A. Fatak'a göre, "bazı kültürlerde, sıkı kontrole sahip yönetim sistemlerinin doğasında bulunan ayrıntılı hesap verebilirlik kesinlikle kabul edilemez."

Uluslararası düzeyde faaliyet gösteren yöneticiler, yurt içi piyasadaki muadillerinin kullandığı çeşitli kontrol yöntemlerinden yararlanabilmektedir: 1) yurt dışı şubelerden personelin katılımıyla periyodik olarak genel merkezde toplantılar yapmak; 2) şirket yöneticilerinin yurt dışı şubelerine geziler düzenlemek; 3) yabancı şubelerde çalışmak üzere kendi ülkelerinden yöneticiler göndermek; 4) yabancı şubelerin belirli faaliyet alanları hakkında genel merkeze ayrıntılı raporlar sunmasını talep etmek; 5) Periyodik olarak bütçe ve mali kontrol çerçevesinde faaliyetlerde bulunur.

AT ITTörneğin, New York merkezinde, hem karlı hem de kârsız tüm departmanların yöneticileri için aylık toplantılar yapılır. Satışlar, karlar, yatırım getirisi vb. verileri içeren bu departmanların raporlarını tartışırlar. Ayrıca yöneticiler, departmanlarındaki mevcut ve potansiyel sorunları iletmeli, nedenlerini açıklayabilmeli ve bunları nasıl çözmeyi düşündüklerini anlatabilmelidir.

Ancak unutulmamalıdır ki, yabancı iştiraklerin performansı analiz edilirken iştirak yöneticisi ancak kontrol edebildiğinden sorumlu tutulabilir. Örneğin, bir şubenin düşük performansının ana nedeninin hükümet eylemleri olduğu ortaya çıkarsa, bu faktör onun kontrolü dışında olduğundan, yönetici başarısızlıktan sorumlu olmamalıdır. Öte yandan, bu tür faktörlerin etkisi tahmin edilebiliyorsa, yöneticinin sorumluluğu ortadan kaldırılmamalıdır. Bir eğilim dikkate alınabilmişse, ancak alınmamışsa, faaliyetlerini etkilemesi muhtemel eğilimleri hesaba katmak için yabancı bağlı kuruluşun planlama sistemini değiştirmeye değer olabilir.

Son olarak, evden çalışanlar gibi çok uluslu firmalar hem finansal hem de finansal olmayan kontrolleri kullanmalıdır: pazar payı, üretkenlik, firmanın ülkedeki ve yerel topluluktaki imajı, ekipte moral, sendikalar ve sendikalarla ilişkiler. ev sahibi ülkenin hükümetiyle.