Pentru a fi eficient, acest proces trebuie să respecte următoarele principii.

1. Concentrați-vă pe rezultate. Scopul final al controlului nu este acela de a colecta informații, de a stabili standarde și de a identifica probleme, ci de a rezolva problemele cu care se confruntă organizația. Efectuarea măsurătorilor și comunicarea rezultatelor acestora este importantă doar ca mijloc de atingere a acestui obiectiv. Dacă doriți să faceți controalele eficiente, trebuie să aveți grijă ca aceste controale evidente de la sine să nu aibă prioritate față de adevăratele obiective ale organizației. De exemplu, ar fi o prostie să concediezi cei mai buni agenți de vânzări ai unei firme doar pentru că nu trimit niciodată rapoarte de cheltuieli la timp.

Mai mult, nu are sens să pretinzi că sistemul tău este conceput pentru a produce rezultate specifice dacă, de fapt, nu le poate obține. Este inutil să aveți informații extinse și precise despre diverse abateri de la obiectivele urmărite, dacă aceste informații nu sunt folosite pentru implementarea acțiunilor corective necesare. Aceasta înseamnă că informațiile despre rezultatele controlului sunt importante doar atunci când ajung la acele persoane care au dreptul să facă modificările corespunzătoare pe baza acestora. Când mecanism de control nu funcționează, atunci cel mai adesea motivul constă în faptul că este necesară îmbunătățirea structurii drepturilor și obligațiilor, și nu a procedurii de măsurare. Astfel, pentru a fi eficient, controlul trebuie integrat cu alte funcții de management.

Ca urmare, controlul poate fi numit eficient doar atunci când organizația realizează efectiv obiectivele dorite și este capabilă să formuleze noi obiective care să îi asigure supraviețuirea în viitor.

2. Relevanța pentru caz. Pentru a fi eficient, controlul trebuie să fie adecvat tipului de activitate controlată. Trebuie să măsoare și să evalueze în mod obiectiv ceea ce este cu adevărat important. Un mecanism de control neadecvat poate masca mai degrabă decât să colecteze informații critice. De exemplu, este obișnuit să se evalueze eficacitatea comerțului prin stabilirea unei anumite cote și comparând-o cu volumul real al vânzărilor în dolari.

3. Promptitudinea controlului. Pentru a fi eficient, controlul trebuie să fie în timp util. Actualitatea controlului nu constă în viteza sau frecvența extrem de mare de implementare a acestuia, ci în intervalul de timp dintre măsurători sau aprecieri care corespunde în mod adecvat fenomenului controlat. Valoarea celui mai potrivit interval de timp de acest fel se determină ținând cont de intervalul de timp al planului principal, rata de schimbare și costul efectuării măsurătorilor și difuzării rezultatelor.

Un magazin cu amănuntul, de exemplu, poate avea nevoie de informații despre inventarul săptămânal rezonabil de precise. Acest lucru este necesar pentru a fi siguri că magazinul are ceva de vânzare. Cu toate acestea, un inventar fizic real al bunurilor pentru a determina pierderile din furt și furt ar trebui făcut nu mai mult de o dată pe trimestru. În mod similar, un retailer trebuie să determine și să înregistreze zilnic volumul vânzărilor sale pentru a depune bani în bancă și a controla fluxul de numerar.

În plus, cel mai important obiectiv al controlului rămâne eliminarea abaterilor înainte ca acestea să capete dimensiuni serioase. Astfel, un sistem de control eficient este un sistem care furnizează informațiile necesare oamenii potrivițiînainte ca criza să se dezvolte.

4. Flexibilitatea controlului. Dacă ceva neprevăzut poate fi prezis, atunci controlul devine inutil. Controalele, ca și planurile, trebuie să fie suficient de flexibile pentru a se adapta la schimbări. Modificările minore ale planurilor necesită rareori schimbări majore în sistemul de control. Deci, de exemplu, o afacere care produce 100 de articole diferite trebuie să folosească tehnici de control al stocurilor pentru a controla orice creștere sau scădere relativ mare a cantității de articole, precum și cantitatea fiecărui articol disponibilă în inventar. acest moment timp. Fără un grad suficient (și foarte semnificativ) de flexibilitate, sistemul de control nu va funcționa în situațiile pentru care a fost destinat. Deci, de exemplu, dacă apare brusc un nou factor de cost, cauzat, să zicem, de necesitatea de a se adapta la noua legislație adoptată recent, atunci până când acesta este integrat în sistemul de control al întreprinderii, sistemul de control nu va putea urmări costurile de producție. .

5. Ușor de controlat. De regulă, cel mai eficient control este cel mai simplu control în ceea ce privește scopurile pentru care este destinat.

Cele mai simple metode de control necesită mai puțin efort și sunt mai economice. Dar cel mai important lucru este că dacă sistemul de control este prea complex și oamenii care interacționează cu el nu îl înțeleg și nu îl susțin, atunci un astfel de sistem de control nu poate fi eficient.

Prea multă complexitate duce la dezordine, care este sinonim cu pierderea controlului asupra unei situații. Pentru a fi eficient, controlul trebuie să răspundă nevoilor și capacităților persoanelor care interacționează cu și implementează sistemul de control.

6. Rentabilitatea controlului. Este foarte rar ca controlul să caute să atingă perfecțiunea completă în activitatea organizației, deoarece îmbunătățirile progresive și îmbunătățirile din ultimele etape necesită o cantitate disproporționată de efort și bani. Astfel, de exemplu, numărul de transporturi primite de orice întreprindere obișnuită este aproape sigur că nu este foarte mare. Și, prin urmare, cu excepția cazului în care încărcătura este foarte valoroasă sau dacă este suficient de ușor de numărat, este mai bine să creditați întregul transport în ansamblu și să suportați un posibil furt decât să verificați conținutul fiecărei cutii - va fi foarte scump .

Informații similare.

Controlul, fără de care nicio organizație nu poate funcționa în prezent cu succes, rezolvă mai multe probleme din sistemul de management.

In primul rand, vă permite să detectați în prealabil în interior sau Mediul extern organizarea factorilor care pot avea un impact semnificativ asupra activităților sale, este necesar să se pregătească și să le răspundă în timp util. De asemenea, ajută la urmărirea lipsei de tendințe clare în dezvoltarea organizației, direcția și profunzimea acestora și crearea unor planuri mai rezonabile și mai fiabile.

În al doilea rând, controlul ajută la identificarea în timp util a încălcărilor și defectelor, erorilor, greșelilor, inevitabile în activitatea oricărei organizații și luarea promptă a măsurilor necesare pentru a le elimina.

În al treilea rând, rezultatele controlului servesc drept bază pentru evaluarea rezultatelor activităților organizației, a muncii personalului pt anumită perioadă, eficiența și fiabilitatea sistemului de control.

Al patrulea, controlul vă permite să corectați starea actuală de lucruri, să creați condițiile necesare pentru stimulare.

Controlul modern are ca scop nu corectarea, ci prevenirea erorilor, ceea ce este mult mai ieftin. Prin urmare, este un element integral al procesului de planificare în toate etapele sale.

Controlul eficient trebuie, de asemenea, legat de schimbările în structura organizației și în sistemul său de management, prin urmare, o cerință importantă pentru aceasta este flexibilitatea, adaptabilitatea la condițiile în schimbare.

Controlul trebuie să fie în timp util, permițând eliminarea încălcărilor înainte ca acestea să capete proporții periculoase, altfel va fi pentru totdeauna târziu și va fi inutil în practică.

Întrucât controlul nu este un scop în sine, ci un mijloc pentru un scop, el trebuie să servească drept condiție pentru creșterea eficienței managementului, prin urmare, să fie economic (beneficiile aduse trebuie să depășească costurile). Acest lucru este asigurat de optimizarea tuturor costurilor asociate controlului (pentru mijloace tehnice, colectare, prelucrare și stocare a informațiilor etc.). Absența unui efect economic din control indică faptul că nu crește gradul de control al gestionării situației reale, mai mult, își direcționează acțiunile pe o cale greșită.

Controlul eficient este individualizat, care vizează procese, rezultate specifice, necesită luarea în considerare a calităților personale ale oamenilor, a poziției acestora și a conexiunilor în echipă.

Controlul trebuie să corespundă naturii obiectului său, iar scopul său trebuie să fie de înțeles. Angajatul trebuie să arate că nu personalitatea lui este controlată, ci activitățile de producție, că acest lucru se face în mod obiectiv. Prin urmare, este nepotrivit să se aplice acele metode de control care sunt respinse de oameni.

Este indicat să evitați controlul excesiv asupra lor, mai ales din neîncredere, deoarece în afară de o risipă de bani și de emoții inutile, acest lucru nu dă nimic. Pe de altă parte, controlul slab, și chiar mai mult lipsa de control, sunt un semn al atitudinii indiferente a managementului față de oameni și treburile organizației.

Trebuie avut în vedere că posibilitatea din nou a vorbi cu liderul, a stabili un contact strâns cu el, a discuta tot felul de probleme corespunde dorinței majorității interpreților.

Liderul, pentru care controlul, împreună cu planificarea, este principala datorie oficială, ar trebui să aibă grijă de oameni în timpul implementării sale, să-i încurajeze pentru orice rezultate pozitive. Acest lucru stimulează creșterea productivității și dorința de auto-îmbunătățire.

Comportamentul oamenilor, desigur, nu este singurul factor care determină eficacitatea controlului. Pentru ca controlul să-și îndeplinească adevărata sarcină, de ex. pentru a atinge obiectivele organizației, aceasta trebuie să aibă câteva proprietăți importante: focalizare strategică, orientare către rezultate, relevanță față de cauză, promptitudine, flexibilitate și simplitate, rentabilitate.

Pentru a fi eficient, controlul trebuie să fie strategic; reflectă prioritățile generale ale organizației și le susțin. Dificultatea relativă de a cuantifica o activitate sau de a măsura eficiența acesteia pe o bază cost-beneficiu nu ar trebui să servească niciodată drept criteriu pentru a decide dacă ar trebui introdus un mecanism de control. Activitățile din zone care nu sunt importante din punct de vedere strategic ar trebui măsurate rar, iar rezultatele obținute pot să nu fie raportate nimănui până când abaterile devin neobișnuit de mari. Controlul absolut asupra operațiunilor normale (cum ar fi cheltuielile mici) este lipsit de sens și nu va face decât să devieze forțele de la obiective mai importante.

Scopul final al controlului nu este acela de a colecta informații, de a stabili standarde și de a identifica probleme, ci de a rezolva problemele cu care se confruntă organizația. Efectuarea măsurătorilor și comunicarea rezultatelor acestora este importantă doar ca mijloc de atingere a acestui obiectiv. Controlul poate fi numit eficient numai atunci când organizația realizează efectiv obiectivele dorite și este capabilă să formuleze noi obiective care să îi asigure supraviețuirea în viitor.

Pentru a fi eficiente, controalele trebuie să fie adecvate tipului de activitate. Trebuie să măsoare și să evalueze în mod obiectiv ceea ce este cu adevărat important. Un mecanism de control neadecvat poate masca mai degrabă decât să colecteze informații critice.

Pentru a fi eficient, controlul trebuie să fie în timp util. Actualitatea controlului nu constă în viteza sau frecvența extrem de mare de implementare a acestuia, ci în intervalul de timp dintre măsurători sau aprecieri care corespunde în mod adecvat fenomenului controlat. Valoarea celui mai potrivit interval de timp de acest fel se determină ținând cont de intervalul de timp al planului principal, rata de schimbare și costul efectuării măsurătorilor și difuzării rezultatelor.

În plus, cel mai important obiectiv al controlului rămâne eliminarea abaterilor înainte ca acestea să capete dimensiuni serioase. Astfel, un sistem de control eficient este un sistem care oferă informațiile potrivite persoanelor potrivite înainte de apariția unei crize.

Dacă ceva neprevăzut poate fi prezis, atunci controlul devine inutil. Controalele, ca și planurile, trebuie să fie suficient de flexibile pentru a se adapta la schimbări. Modificările minore ale planurilor necesită rareori schimbări majore în sistemul de control.

De regulă, cel mai eficient control este cel mai simplu control în ceea ce privește scopurile pentru care este destinat. Cele mai simple metode de control necesită mai puțin efort și sunt mai economice. Dar cel mai important lucru este că dacă sistemul de control este prea complex și oamenii care interacționează cu el nu îl înțeleg și nu îl susțin, atunci un astfel de sistem de control nu poate fi eficient. Prea multă complexitate duce la dezordine, care este sinonim cu pierderea controlului asupra unei situații. Pentru a fi eficient, controlul trebuie să răspundă nevoilor și capacităților persoanelor care interacționează cu și implementează sistemul de control.

Este foarte rar ca controlul să caute să atingă perfecțiunea completă în activitatea organizației, deoarece îmbunătățirile progresive și îmbunătățirile din ultimele etape necesită o cantitate disproporționată de efort și bani. Nu trebuie uitat niciodată că toate costurile suportate de organizație trebuie să conducă la o creștere a beneficiilor și a veniturilor acesteia. Cheltuirea fondurilor ar trebui să aducă organizația mai aproape de obiectivele sale. Astfel, dacă costul total al unui sistem de control depășește beneficiile pe care le generează, o organizație poate fi mai bine să nu folosească sistemul de control deloc sau să introducă controale mai puțin stricte. În general, deoarece există multe costuri secundare ascunse în control, cum ar fi timpul de muncă și deturnarea resurselor care ar putea fi cheltuite pentru rezolvarea altor probleme, pentru ca controlul să fie justificat din punct de vedere economic, raportul cost-profit ar trebui să fie destul de scăzut. . .

Dacă există vreo regulă fermă de control, este, în primul rând, că orice control care costă mai mult decât va da pentru atingerea obiectivelor nu îmbunătățește controlul asupra situației, ci orientează munca în direcția greșită, ceea ce este un alt sinonim. pentru pierderea controlului.

Deși controlul este o funcție managerială critică, acesta este adesea rezistat și opus de către performeri. Este important ca managerii să recunoască cauzele rezistenței, ceea ce va ajuta să tragă calea pentru a le depăși. Motivul principal este controlul excesiv al acțiunilor bine studiate, practicate, precum și obiceiurile personale ale angajaților. Pentru a crește eficacitatea și percepția controlului, este necesar să ne concentrăm asupra rezultatelor muncii. Respectarea strictă și precisă la standarde nu limitează doar libertatea interpreților și permite o determinare mai exactă a contribuției directe a fiecăruia, care este și ea percepută negativ, în special de lucrătorii cu calificare scăzută. Pentru a preveni rezistența, este indicat să implicați mai des angajații în luarea deciziilor manageriale și să le discutați în echipe. Atunci interpreții vor cunoaște nu numai standardele, ci și necesitatea aplicării lor, le vor considera dezvoltate în comun și nu impuse de administrație și vor adera mai bine la ele și vor participa la reglementarea procesului de producție.

Comportamentul oamenilor, desigur, nu este singurul factor care determină eficacitatea controlului. Pentru ca controlul să-și îndeplinească adevărata sarcină, de ex. pentru a atinge obiectivele organizației, aceasta trebuie să aibă mai multe proprietăți importante.

• 1. Pentru a fi eficient, controlul trebuie să fie strategic; reflectă prioritățile generale ale organizației și le susțin. Activitățile din zone care nu sunt importante din punct de vedere strategic ar trebui măsurate rar, iar rezultatele obținute pot să nu fie raportate nimănui până când abaterile devin excesiv de mari.
• 2. Concentrați-vă pe rezultate. Scopul final al controlului nu este acela de a colecta informații, de a stabili standarde și de a identifica probleme, ci de a rezolva problemele cu care se confruntă organizația. Efectuarea măsurătorilor și comunicarea rezultatelor acestora este importantă doar ca mijloc de atingere a acestui obiectiv. Dacă doriți să faceți controalele eficiente, trebuie să aveți grijă ca aceste controale evidente de la sine să nu aibă prioritate față de adevăratele obiective ale organizației.
• 3. Pentru a fi eficient, controlul trebuie să fie adecvat tipului de activitate controlată. Trebuie să măsoare și să evalueze în mod obiectiv ceea ce este cu adevărat important. Un mecanism de control neadecvat poate masca, mai degrabă decât să colecteze, informații critice.
• 4. Pentru a fi eficient, controlul trebuie să fie oportun. Actualitatea controlului nu constă în viteza sau frecvența excepțional de mare a implementării acestuia, ci în intervalul de timp dintre măsurători sau evaluări, care este destul de consistent cu fenomenul controlat. Valoarea celui mai potrivit interval de timp de acest fel se determină ținând cont de intervalul de timp al planului principal, rata de schimbare și costul efectuării măsurătorilor și difuzării rezultatelor.
• 5. Controalele, ca și planurile, trebuie să fie suficient de flexibile pentru a se adapta la schimbările în curs. Modificările minore ale planurilor necesită rareori schimbări majore în sistemul de control. Fără un grad suficient (și foarte semnificativ) de flexibilitate, sistemul de control nu va funcționa în situațiile pentru care a fost destinat.
• 6. De regulă, cel mai eficient control este cel mai simplu control în ceea ce privește scopurile pentru care este destinat. Cele mai simple metode de control necesită mai puțin efort și sunt mai economice. Dar cel mai important lucru este că dacă sistemul de control este prea complex și oamenii care interacționează cu el nu îl înțeleg și nu îl susțin, un astfel de sistem de control nu poate fi eficient. Prea multă complexitate duce la dezordine, care este sinonim cu pierderea controlului asupra unei situații. Pentru a fi eficient, controlul trebuie să răspundă nevoilor și capacităților persoanelor care interacționează cu și implementează sistemul de control.
• 7. Pentru a fi eficient, controlul trebuie să fie economic. Beneficiile unui sistem de control ar trebui să depășească costurile de funcționare a acestuia. Costurile sistemului de control constau în timpul petrecut de manageri și alți angajați culegând, transmite și analizând informații, precum și costurile tuturor tipurilor de echipamente utilizate pentru efectuarea controlului, precum și costurile de stocare, transmitere și preluare a informațiilor aferente a emite controlul. O modalitate de a crește eventual eficiența economică a controlului este utilizarea metodei controlului prin excludere. Această metodă este adesea denumită principiul excluderii și constă în faptul că sistemul de control ar trebui să funcționeze numai dacă există abateri vizibile de la standarde. Orice control care costă mai mult decât oferă pentru atingerea obiectivelor nu îmbunătățește controlul asupra situației, ci direcționează greșit munca, care este un alt sinonim pentru pierderea controlului.

Caracteristicile controlului eficient

Este clar că eficacitatea controlului depinde nu numai de comportamentul oamenilor. Pentru ca controlul să-și îndeplinească sarcina principală (să contribuie la atingerea obiectivelor organizației), acesta trebuie să aibă o serie de caracteristici.

caracter strategic

Controlul eficient trebuie să fie de natură strategică, adică să reflecte și să sprijine prioritățile generale ale organizației. Faptul că este relativ dificil de cuantificat sau măsurat o activitate nu ar trebui în niciun caz să devină un criteriu în a decide dacă se introduce acest mecanism de control, decât dacă, desigur, acest lucru este justificat din punct de vedere economic. Activitățile nestrategice ar trebui măsurate rar, iar abaterile nu pot fi raportate nimănui până când nu devin grave. Controlul absolut asupra operațiunilor minore este lipsit de sens și doar distrage atenția de la obiective mai importante.

Dar dacă cutare sau cutare activitate, din punct de vedere al managementului, are o importanță strategică, atunci controlul asupra acesteia este obligatoriu, chiar dacă este foarte greu de schimbat și evaluat. Este clar că în diferite firme domeniile de control primar și strict vor fi diferite, dar un sistem de control eficient este necesar pentru orice organizație.

Concentrați-vă pe rezultate

Scopul final al procesului de control nu este acela de a colecta informații, de a stabili standarde și de a identifica probleme, ci de a atinge obiectivele organizaționale. Măsurarea și raportarea sunt necesare doar ca mijloc pentru a le realiza. Pentru ca controalele să fie eficiente, conducerea trebuie să aibă grijă ca aceste controale deschise să nu devină mai importante decât adevăratele obiective ale organizației. De exemplu, este o prostie să concediezi cel mai bun agent de vânzări dacă întârzie constant cu rapoartele.

Mai mult, este lipsit de sens să spunem că sistemul de control vizează rezultate specifice dacă obiectivele efective nu sunt atinse. Este inutil, de exemplu, să aveți informații extinse și exacte despre anumite deficiențe dacă nu sunt utilizate pentru măsuri corective adecvate. Aceasta înseamnă că informațiile vor avea sens pentru control numai atunci când ajung la acele persoane care au autoritate suficientă pentru a implementa modificările corespunzătoare. Dacă mecanismul de control nu funcționează, atunci cel mai adesea motivul constă nu în structura imperfectă a puterilor, ci în mecanismul de măsurare. Prin urmare, controlul eficient trebuie combinat cu alte funcții manageriale.

În general, procesul de control este considerat eficient doar dacă organizația realizează efectiv obiectivele dorite și este capabilă să formuleze noi obiective care îi vor permite să supraviețuiască în viitor.

Conformitate

Controlul eficient trebuie să corespundă în mod necesar tipului de activitate controlată cu ajutorul acestuia. Trebuie să măsoare și să evalueze în mod obiectiv ceea ce este cu adevărat important. Controlul neadecvat va masca problema mai degrabă decât să o dezvăluie.

Nu cu mult timp în urmă Hewlett Packard a constatat că noile proceduri de fabricație au făcut-o metode tradiționale controlul costurilor nepotrivit. Până în 1983, compania controla producția de plăci cu circuite imprimate folosind un sistem de comenzi de lucru. În 1983, compania a trecut la „producția repetitivă”, care se caracterizează prin fabricarea, prelucrarea și asamblarea unor volume mari de produse standardizate. Una dintre principalele cerințe ale acestui proces este ca, pentru a-i asigura continuitatea, lucrătorii și materialele sunt realocate în mod constant între diferite comenzi. Din păcate, această cerință a anulat toate încercările de a controla costurile de producție în vechiul mod folosind comenzile de lucru. Costurile au fost estimate foarte incorect, iar lucrătorii, managerii și contabilii au devenit din ce în ce mai frustrați de faptul că nu puteau urmări costurile reale ale uneia sau aceleia comenzi. Ca urmare, compania a trebuit să îmbunătățească sistemul de control al costurilor, inclusiv renunțând la clasificarea costului forței de muncă „vii” ca categorie separată de costuri.

Promptitudine

Controlul eficient trebuie să fie în timp util. Aceasta înseamnă nu o viteză mare a procesului de control și nu o frecvență mare a măsurilor de control, ci că intervalul de timp dintre măsurare și evaluare ar trebui să corespundă fenomenului controlat. Cel mai potrivit interval de timp este determinat de factori precum intervalul de timp al liniei de bază, rata de schimbare și costul de măsurare și raportare a acestora.

Un magazin cu amănuntul, de exemplu, poate avea nevoie de informații despre inventarul săptămânal relativ precise pentru a se asigura că are suficient stoc. Dar un inventar complet al mărfurilor dintr-un depozit pentru a evalua pierderile ca urmare a furtului ar trebui să fie efectuat nu mai mult de o dată pe trimestru.

În plus, scopul principal al controlului este de a elimina deficiențele de performanță înainte ca acestea să devină grave. Prin urmare, un sistem de control eficient este acela care oferă informațiile potrivite persoanelor potrivite înainte de apariția unei crize.

Flexibilitate

Dacă s-ar putea prezice evenimente neprevăzute, controlul ar fi inutil. Controalele, ca și planurile, trebuie să fie suficient de flexibile pentru a se adapta la schimbările în curs. Modificările minore ale planurilor de obicei nu necesită schimbări majore în sistemul de control. De exemplu, o firmă care produce o sută de tipuri de produse ar trebui să utilizeze metode de control al stocurilor care sunt aplicabile modificărilor destul de mari ale volumelor lor. Fără un grad suficient de flexibilitate, un sistem de control ar fi inacceptabil în situațiile pentru care a fost conceput. Deci, dacă apare în mod neașteptat un nou factor de cost, cauzat, de exemplu, de necesitatea de a se adapta la o nouă lege, atunci sistemul de control al firmei nu va putea să-și urmărească efectiv costurile până când acest factor nu va fi introdus în sistem.

Simplitate

De regulă, cel mai eficient sistem de control este cel mai ușor de utilizat pentru sarcinile pentru care este destinat. Cele mai simple metode de control necesită mai puțin efort și sunt mai economice. Dar cel mai important lucru este că, dacă sistemul de control este prea complex și oamenii care interacționează cu el nu îl înțeleg și nu îl susțin, atunci pur și simplu nu poate fi eficient. Prea multă complexitate duce la confuzie, iar confuzia este sinonimă cu lipsa de control. Sistem eficient controlul trebuie creat luând în considerare nevoile și capacitățile oamenilor care îl implementează și interacționează cu acesta.

Există multe exemple în care organizațiile au cheltuit sume uriașe de bani pentru a crea cele mai complexe sisteme controale, care, însă, nu au fost folosite niciodată deoarece erau prea complexe pentru cei care trebuiau să le implementeze.

economie

Este extrem de rar ca organizațiile să depună eforturi pentru perfecțiunea în control, deoarece ultimul nivel de îmbunătățire tinde să necesite o cantitate disproporționată de efort și bani. De exemplu, numărul livrărilor de loturi de mărfuri către o companie medie nu este de obicei foarte mare. Cu toate acestea, cu excepția cazului în care încărcătura primită este deosebit de valoroasă, sau dacă este foarte ușor de verificat, verificarea fiecărui caz este probabil să coste compania mult mai mult decât dacă ar accepta pur și simplu transportul, ținând cont de eventualele pierderi.

Nu trebuie uitat că orice cost pentru organizație trebuie să aibă ca rezultat o creștere a beneficiilor acesteia. Ar trebui să o aducă mai aproape de obiectivele ei. Prin urmare, dacă costurile totale ale unui sistem de control depășesc beneficiile acestuia, ar trebui abandonat sau introduse controale mai puțin stricte. În general, deoarece există multe costuri diferite ascunse în control, cum ar fi timpul de muncă și deturnarea efortului, care ar putea fi direcționate către alte sarcini, pentru ca controlul să fie viabil din punct de vedere economic, raportul cost-beneficiu trebuie să fie destul de scăzut.

Desigur, pentru a evalua corect acest raport, este necesar să se ia în considerare nu numai efectul pe termen scurt, ci și pe termen lung al controlului. În general, dacă există vreo regulă clară de control, este că orice control care costă mai mult decât contribuția sa la atingerea obiectivelor nu duce la un control mai bun asupra situației, ci la alegerea unui curs greșit (un alt sinonim cu incontrolabilitatea) .

Control activat nivel international

Dacă organizația desfășoară afaceri în străinătate, funcția de control devine și mai complicată. La intrarea la nivel internațional, numărul de obiective ale companiei crește serios și controlul devine mai dificil. Managerii trebuie să stabilească standarde, să măsoare rezultatele și să ia măsuri corective nu numai pentru afacerea lor acasă, ci și în străinătate. Este clar că cu cât o companie operează mai multe țări, cu atât este mai dificil să exercite funcția de control.

Această sarcină este și mai complicată de problemele de comunicare dintre compania-mamă și filiale. Ele apar din cauza depărtării geografice și a barierelor lingvistice și culturale. De exemplu, stilul american de control este de a selecta oamenii potriviți și de a-i face responsabili pentru atingerea obiectivelor și implementarea programelor, în timp ce în Mexic responsabilitatea este percepută ca ceva fatalist. Spunendu-i unui coleg mexican dintr-o sucursală din Mexic că el este personal responsabil pentru eșecul proiectului, un manager american îl va insulta serios. Mai mult, potrivit profesorului A. Fatak, „în unele culturi, responsabilitatea detaliată inerentă sistemelor de management cu control strict este pur și simplu inacceptabilă”.

Managerii care operează la nivel internațional pot utiliza diferite metode de control care sunt utilizate de omologii lor de pe piața internă: 1) țin periodic întâlniri la sediul central cu participarea personalului din filialele străine; 2) organizarea deplasărilor directorilor corporației în sucursale străine; 3) trimite manageri din propria țară să lucreze în sucursale străine; 4) să solicite sucursalelor din străinătate să prezinte la sediul central rapoarte detaliate privind anumite domenii de activitate; 5) desfășoară periodic activități în cadrul controlului bugetar și financiar.

LA ITT, de exemplu, la sediul din New York, se țin întâlniri lunare pentru managerii tuturor departamentelor - atât profitabile, cât și neprofitabile. Aceștia discută despre rapoartele acestor departamente, care conțin date despre vânzări, profituri, randamentul investiției etc. În plus, managerii trebuie să comunice problemele actuale și potențiale din departamentele lor, să poată explica cauzele acestora și să spună cum intenționează să le rezolve.

Cu toate acestea, trebuie amintit că, atunci când se analizează performanța afiliaților străini, managerul afiliatului poate fi făcut responsabil doar pentru ceea ce poate controla. De exemplu, dacă se dovedește că acțiunile guvernamentale sunt cauza principală a performanței slabe a unei sucursale, atunci managerul nu ar trebui să fie responsabil pentru eșec, deoarece acest factor este în afara controlului său. Pe de altă parte, dacă influența unor astfel de factori ar putea fi prezisă, responsabilitatea nu ar trebui înlăturată de la manager. Dacă o tendință ar fi putut fi luată în considerare, dar nu a fost, poate merita modificarea sistemului de planificare al afiliatului străin pentru a lua în considerare tendințele care sunt susceptibile de a afecta operațiunile acestuia.

În sfârșit, firmele multinaționale, precum cele care lucrează de acasă, trebuie să utilizeze atât controale financiare, cât și nefinanciare: cota de piață, productivitate, imaginea firmei în țară și comunitatea locală, moralul în echipă, relațiile cu sindicatele și cu guvernul țării gazdă.